Việc sử dụng sai các công cụ bảo quản viên được coi là một vấn đề nghiêm trọng. Các công cụ bảo quản viên cung cấp cho những thành viên đáng tin cậy dùng để bảo trì và thực hiện các nhiệm vụ khác phải luôn được sử dụng một cách thận trọng. Việc lạm dụng nghiêm trọng có thể dẫn đến các biện pháp trừng phạt hoặc thậm chí là rút cờ bảo quản viên.

Các tình huống phổ biến thường phải tránh khi sử dụng công cụ:

• Xung đột lợi ích hoặc không trung lập - Bảo quản viên không nên sử dụng công cụ của họ trong các vấn đề mà họ có liên quan trực tiếp (ví dụ: trong một cuộc tranh chấp nội dung mà họ trực tiếp tham gia).
• Chuẩn mực hoặc quy định của cộng đồng - Khi một quy định hoặc chuẩn mực chung liên quan quy định rõ ràng không nên sử dụng công cụ trong một trường hợp nào đó, thì không nên sử dụng công cụ mà không đưa lời giải thích cho thấy vấn đề đã được xem xét và tại sao việc sử dụng công cụ nằm ngoài quy định (hiếm) trong trường hợp đó được thực sự coi là hợp lý.
• Hành động của bảo quản viên kết hợp với sửa đổi có trả phí - Không được sử dụng công cụ của Bảo quản viên để thực hiện bất kỳ hoạt động sửa đổi có trả phí nào, ngoại trừ với tư cách là Wikipedian-in-Residence hoặc khi Wikimedia Foundation hoặc một chi nhánh của WMF thực hiện thanh toán.
• Đảo ngược hành động của bảo quản viên khác - Chỉ thực hiện điều này khi đã tham khảo ý kiến hoặc nhận thấy hành động của bảo quản viên đó có sai sót, sai quy định,...
• Khôi phục hành động của bảo quản viên đã bị đảo ngược (đôi khi được gọi là "bẻ lái") - Chỉ thực hiện điều này khi đã thao khảo ý kiến hoặc nhận thấy hành động của bảo quản viện đó có sai sót, sai quy định,...

Xem bên dưới để biết những điều này và một số rất ít ngoại lệ. Ngay cả khi việc sử dụng các công cụ có vẻ hợp lý, nếu có nghi ngờ, tốt hơn là nên yêu cầu một bảo quản viên độc lập khác xem xét và thực hiện hành động (nếu có lý do chính đáng).

Đảo ngược hành động của bảo quản viên khác

Bảo quản viên thường được kỳ vọng là người có khả năng phán đoán tốt và được cho là đã xem xét cẩn thận bất kỳ hành động hoặc quyết định nào mà họ thực hiện với tư cách là bảo quản viên. Bảo quản viên có thể không đồng ý, nhưng không nên hủy bỏ các hành động của bảo quản viên khác mà không có lý do chính đáng, suy nghĩ cẩn thận và (có thể có khả năng bị phản đối). Khi xảy ra những trường hợp như thế, bảo quản viên có hành động bị đảo ngược hãy thảo luận ngắn với bảo quản viên đảo ngược hành động để giải quyết vấn đề.

Khôi phục hành động đã bị lùi lại ("xa luân chiến")

Khi một bảo quản viên khác đã đảo ngược một hành động của một bảo quản viên khác rất hiếm khi có bất kỳ lý do hợp lệ nào để bảo quản viên ban đầu hoặc một bảo quản viên khác khôi phục lại hành động tương tự mà không có sự thảo luận rõ ràng dẫn đến quyết định đồng thuận. Xa luân chiến là khi hành động của bảo quản viên bị bảo quản viên khác đảo ngược, nhưng thay vì thảo luận về sự bất đồng, một hoặc cả hai bảo quản viên sẽ sử dụng công cụ của bảo quản viên để hoàn tác hoặc làm lại hành động. Với rất ít trường hợp ngoại lệ, một khi đã lùi lại hành động của một bảo quản viên, thao tác này sẽ không được khôi phục nếu không có sự đồng thuận.

Xa luân chiến thường dẫn đến yêu cầu phân xử ngay lập tức. Các biện pháp trừng phạt đối với những trường hợp như thế này rất đa dạng, từ khiển trách và cảnh cáo, cho đến cấm tạm thời hoặc gỡ công cụ những người liên quan, ngay cả đối với các sự cố lần đầu.[10] Cụm từ này đôi khi cũng được sử dụng trong lịch sử một bảo quản viên có quá trình đảo ngược một cách không thích hợp cho một số hành động chính thức.[11]

Các dấu hiệu sau có thể nhận biết xa luân chiến mới có thể sắp xảy ra:

• Một bảo quản viên đang trong một tâm lý bất ổn (mệt mỏi, buồn bã, tức giận, đau khổ,...) mà không thể thảo luận một cách bình tĩnh.
• Cố ý bỏ qua một cuộc thảo luận hiện có để ủng hộ một hành động được ưu tiên một cách đơn phương.
• Hoàn tác đột ngột các hành động của bảo quản viên mà không cần tham khảo ý kiến của bất cứ ai.
• Đảo ngược hành động từ văn phòng Wikimedia Foundation.

Wikipedia hoạt động trên tinh thần đồng thuận; các tranh chấp nên được giải quyết thông qua thảo luận tìm giải pháp hơn là tranh giành quyền lực. Không nên lẫn nhau đấu đá trong những vấn đề quan trọng mà tốt hơn hết là thảo luận, vì làm những việc như thế sẽ không tốt gì và đôi khi có thể đánh mất vị thế của chính bảo quản viên trong mắt cộng đồng. Nếu bảo quản viên cảm thấy không thể ngăn chặn xung đột, hãy thử các lựa chọn thay thế sau:

• Mở (tìm kiếm) một cuộc thảo luận mang tính xây dựng, nhằm mục đích làm dịu và đưa tình hình trở lại quy trình bình thường nếu có thể. Áp dụng cách tiếp cận hợp lý và bình tĩnh với chủ ý nhằm giải quyết vấn đề. Trong một số trường hợp, email có thể cho phép đưa ra lời khuyên cá nhân chân thành mà không thể dễ dàng đăng trên wiki.
• Nếu có liên quan đến hành vi không đúng, hãy tuân thủ các quy trình giải quyết tranh chấp như với bất kỳ vấn đề ứng xử nào khác. Ví dụ: di chuyển vấn đề sang Wikipedia:Thảo luận và chờ các thành viên khác thảo luận và đưa ra lời khuyên. Đối với việc sử dụng sai công cụ nghiêm trọng, hãy xem xét biểu quyết bất tín nhiệm bảo quản viên.
• Hãy nhớ rằng bảo quản viên có nhiều đồng nghiệp: bảo quản viên không đơn độc và đa số các vấn đề đều có thể trở nên tồi tệ hơn nếu bảo quản viên có khả năng phán đoán kém. Nếu một bảo quản viên có hành động thiện chí thì thông thường vấn đề sẽ sớm kết thúc, tuy nhiên có thể sẽ không đi đúng ý của bảo quản viên đó. Đôi khi cách tốt nhất là bảo quản viên nên nghỉ ngơi để có thể bình tĩnh lại.

Trường hợp đặc biệt

Có một vài trường hợp ngoại lệ đối với nguyên tắc chung này. (Lưu ý: đây là những trường hợp ngoại lệ một chiều.)

• Tiểu sử người đang sống (TSNĐS) (– Tài liệu bị xóa vì vi phạm TSNĐS có thể bị xóa lần tới nếu được khôi phục hoặc tiếp tục không tuân thủ quy định TSNĐS.
• Riêng tư – Thông tin cá nhân bị xóa theo quy định bảo mật của Wikimedia có thể bị xóa lần sau lại nếu được khôi phục.
• Khẩn cấp – Trong một số tình huống nhất định có thể nảy sinh tình huống khẩn cấp mà không thể thảo luận. Bảo quản viên không nên đưa ra yêu cầu khẩn cấp trừ khi có niềm tin hợp lý về một tình huống khẩn cấp hiện tại và rất nghiêm trọng có thể xảy đến (nghĩa là, khả năng hợp lý về thiệt hại thực tế, sắp xảy ra, nghiêm trọng đối với dự án hoặc một người nếu không được xử lý bằng các công cụ bảo quản), và nên ngay lập tức giải quyết vấn đề, nhưng trong trường hợp như vậy, hành động thường không nên được hoàn nguyên (và có thể được khôi phục) cho đến khi cuộc thảo luận thích hợp diễn ra.
• Khóa trang trong một cuộc bút chiến – Hành động hợp lý được thực hiện bởi các bảo quản viên không có liên quan để dập tắt bút chiến bằng cách khóa trang cần được tất cả thành viên tôn trọng và việc khóa có thể được khôi phục nếu cần, cho đến khi rõ ràng việc bút chiến sẽ không tiếp tục hoặc được sự đồng thuận đồng ý để bỏ khóa.